Comment vos données sont traitées.

Gestion Jacob exploite la plateforme accessible à gestionjacob.ca. Cette politique couvre le site public, les espaces de travail et le portail client.

Chaque organisation reste propriétaire des données qu’elle dépose. Gestion Jacob agit comme hébergeur et fournisseur de l’outil, pas comme propriétaire de vos dossiers.

Responsable de la protection des renseignements personnels : le propriétaire de Gestion Jacob assume cette fonction, conformément à la Loi 25 qui l’attribue par défaut à la personne ayant la plus haute autorité dans l’entreprise. Pour le joindre sur toute question touchant vos renseignements personnels — accès, rectification, retrait, portabilité, plainte — passez par la page Contact du site, en précisant « renseignements personnels » dans votre message.

Compte : nom, adresse courriel, rôle, mot de passe (conservé sous forme chiffrée, jamais en clair) et, si vous l’ajoutez, un numéro de téléphone et une photo de profil.

Exploitation : les informations que vous saisissez vous-même, soit les clients, fournisseurs, devis, factures, paiements, dépenses, inventaire, tâches, absences, messages, documents et tickets.

Technique : adresse IP, date et heure des connexions, et journal des actions effectuées dans votre espace.

Visiteur non connecté : si vous y avez consenti, votre adresse IP, votre navigateur et une empreinte technique de celui-ci, conservés 90 jours à seule fin de repérer les abus. Sans votre consentement, rien de tout cela n’est conservé — le site fonctionne de la même façon.

Statistiques de fréquentation : pour chaque page publique vue, un compteur par jour — la page, et pour la première page d’une visite, le site d’où vous arrivez (par exemple un moteur de recherche). Aucune adresse IP, aucun identifiant, aucun témoin : ces chiffres ne permettent de reconnaître personne. Les personnes connectées ne sont pas comptées.

Les données servent à faire fonctionner le service que vous utilisez : afficher vos dossiers, produire vos documents, acheminer vos notifications et sécuriser les accès.

Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires, et ne servent pas à entraîner de modèles d’intelligence artificielle.

Les données sont cloisonnées par organisation : un espace ne peut pas lire celui d’une autre entreprise.

À l’intérieur d’une organisation, l’accès dépend du rôle attribué (administration, employé, client, invité support). Chacun ne voit que son périmètre.

Les actions sensibles sont inscrites dans un journal d’activité en ajout seul, qui ne peut pas être modifié après coup.

L’application et la base de données sont hébergées au Québec (Canada), sur un serveur privé virtuel loué chez OVH et administré par Gestion Jacob seul.

Une copie de sauvegarde de la base et des documents est faite chaque nuit, gardée sur le serveur et copiée hors du serveur ; les copies de plus de 60 jours sont effacées.

Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS). Les sessions sont liées à l’appareil et peuvent être révoquées depuis votre espace de sécurité.

L’authentification à deux facteurs est disponible en option pour renforcer l’accès à un compte.

Quelques prestataires interviennent pour faire fonctionner le service. Chacun ne reçoit que ce qui est nécessaire à sa tâche :

OVH

héberge le serveur de l’application et de la base de données, au Québec.

Stripe

encaisse les abonnements. Votre numéro de carte est saisi chez Stripe et ne passe jamais par nos serveurs.

Resend

achemine les courriels du service (factures, rappels, avis) : il reçoit l’adresse du destinataire et le contenu du message.

Google

conserve la copie de sauvegarde hors du serveur (Google Drive) et, si vous la choisissez, permet la connexion avec un compte Google.

Stripe, Resend et Google traitent ces renseignements hors du Québec, notamment aux États-Unis. Aucun d’eux n’est autorisé à s’en servir à ses propres fins.

Les données d’exploitation sont conservées tant que votre organisation utilise le service.

À la fermeture d’un espace, il est archivé : plus personne n’y a accès, mais ses données ne sont pas détruites tout de suite, parce que les pièces comptables (factures, paiements, dépenses) doivent être conservées six ans. Une fois ce délai passé, vous pouvez en demander la destruction. Le journal d’activité peut être conservé aussi longtemps, à des fins de preuve.

Vous pouvez consulter, corriger, exporter ou faire supprimer vos données. Un export complet est disponible à tout moment depuis la console d’administration de votre espace.

Droit à la portabilité : vous pouvez obtenir les renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format structuré et couramment utilisé. C’est ce que produit l’export de votre espace — une archive contenant un fichier tableur par type de donnée, lisible par n’importe quel autre logiciel. Aucune demande n’est nécessaire : le bouton est dans Administration, section Vos données.

Registre des incidents : tout incident touchant des renseignements personnels est consigné, qu’il présente ou non un risque de préjudice sérieux, et le registre est conservé au moins cinq ans. Lorsqu’un risque sérieux est retenu, la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées sont avisées.

Pour toute demande relative à vos renseignements personnels, écrivez-nous depuis la page Contact. Nous répondons dans un délai raisonnable.

Aucun témoin publicitaire n’est déposé et aucun traceur tiers de profilage n’est utilisé. Les seuls témoins du site sont nécessaires à son fonctionnement — maintien de votre session et préférences d’affichage — et ils n’apparaissent qu’une fois que vous êtes connecté. Un visiteur qui se contente de lire le site n’en reçoit aucun.

Détection des abus : pour se protéger des tentatives d’intrusion et des envois automatisés, le site conserve 90 jours l’adresse IP du visiteur, son navigateur et une empreinte technique de celui-ci. Ces informations ne servent qu’à la sécurité : jamais à la publicité, ni aux statistiques, ni à un usage commercial, et elles ne sont transmises à personne.

Ce suivi demande votre consentement, et le refus est réel : il coupe l’enregistrement, il ne fait pas que masquer une case. Une bannière vous pose la question à votre première visite, et le lien « Gérer mes témoins », au bas de chaque page, vous permet de revenir sur votre choix quand vous le voulez. Refuser n’enlève rien au fonctionnement du site.

Votre réponse est conservée douze mois dans votre navigateur — pas dans un témoin, et elle n’est jamais envoyée au serveur — puis la question vous est reposée. Elle l’est aussi plus tôt si cette politique change sur ce point.

Statistiques de fréquentation : distinctes de ce suivi, elles ne demandent pas de consentement parce qu’elles ne reposent sur aucun renseignement personnel — un simple compteur par page et par jour. Pour distinguer une visite d’une page vue, votre navigateur garde une marque dans l’onglet ouvert : elle s’efface à sa fermeture et n’est jamais envoyée au serveur.